公務員の仕事内容は、1人1人各所属で定められた『事務分掌』によって決められています。
しかし、この事務分掌は年度始めに定められており、仕事をそれぞれに分担しているだけで、仕事の偏りまできちんと均等になっているものではありません。
つまりは、仕事の量や質まで上司がきちんと把握できずに、仕事が偏っている場合が多いのです。
やった！事務分掌が3行しかない。
きっと仕事楽だぞ〜♪
3ヶ月後に気づく・・・
この事務分掌、仕事の範囲広すぎだろ。
仕事量が多いし、終わらないよ…。
こんなことは、当たり前にあることです。
今回の記事は【終わらない・多すぎる・難しい・できない】の4つの悩みに対して、仕事を“最小の時間で・成果を最大にする”方法を伝授いたします。
また、これらに悩んでいる若手職員に対して、今では若手を育成している立場である夫の目線で解決するヒントを記載します。
それでは、さっそく学んでいきましょうっ！
- 新社会人や勤務地1箇所目の若手職員で仕事で悩んでいる
- 中堅職員になり、あれもこれもと仕事が増えてきた
- 仕事量が多く、肉体的にも精神的にも辛くなってきている
【終わらない】成果を生まない努力をやめる
「どんなに量が多くても、これら全てをキチンとこなせば必ずむくわれる…」
その考えは時に間違っている可能性があります。
ポイントは“全てをキチンと”という部分です。
全てをキチンとやろうとしている人は、自分で優先順位を決めなければ他人の言いなりになってしまうタイプの人間だと思います。
なのでまずは、目指すことを頑張るのではなく、目指すことを明確にすることを意識しましょう。
例えば、「復命書を書く」という仕事をするとします。
上司にキチンと伝わるように、内容をしっかり記載して伝える努力をするぞ！
しっかり、書き込んだ復命書は一見すると素晴らしく、書いた本人も満足感が得られます。
しかし、上司からしてみればいろいろなことを書きすぎて「最終的にどうなったの？どうしていきたいの？」という、本来明確にするべき内容が、文字を書く頑張りによって薄れてしまうのです。
私だったらこうします。
この復命書を見るのは上司だから、たった4人だけか。
1人1分間程度読んでくれる内容で、30分で終わらせるぞ！
これが、『目指すことを頑張るのではなく、目指すことを明確にする』ということです。
明確にするときには、数字を使ってそれを認識しましょう。
復命書で優先するべきは時間です。内容は【とき・場所・人・用務名・結果】だけで、本来十分なはずです。
この5つさえ間違っていなければ、復命書の本質的にOKなんです。
あなたが一生懸命書いて満足感を得ても、上司は満足にそれを読んではくれません。
万が一「もっと書くように」と言われたら、素直に後から書けばいいのです。
【多すぎる】効率ではなく、効果を追い求める
効率よく仕事をして、タスクをたくさん処理をする。確かに立派なことです。
効率を求めて…、効率重視で…、効率的な方法で…って、待てよ？
「効率ってなんですか？どこまで効率を求めれば100点なんですか？」
あなたは仕事をして、最終的に“効率”が欲しいのでしょうか。
いいえ、あなたは仕事をして最終的には「効率ではなく、効果が欲しい」のです。
努力の量と成果が比例するという考え方を捨てたとき、どれだけ色濃く効果を出せるかの大切さが見えてくるのです。
つまり効率良くタスクを消化して努力を積み上げても、それはただの経過であり、結果ではありません。
もう、これ以上“効率”を求めるのはやめましょう。疲れるだけです。
集中せざるをえない状況を作ることだけで、十分効率的に仕事ができていますよ。
- オフィスワークなら、仕事場に行く。
- テレワークなら、仕事部屋を作り時間を区切って行う。
- 営業なら、いつ・だれに・なにをするか決めて行く。
これだけで、十分効率的ですよ。
効率的に写真と文章を並べたポスターよりも、決定的な写真1枚だけのポスターの方が視覚的効果が抜群だったりするものです。
【難しい】玉石混交の中から、本質的なことだけを見分ける能力
仕事が難しくて悩んでいたとします。
その場合、大抵どこが難しいのかが理解できていないことが多くあります。
仕事って
- 簡単なこと
- めんどくさいこと
- 嬉しいこと
- 楽しくないこと
- 不愉快なこと
など、たくさん詰まっていて「1つの仕事」だったりします。
難しいと悩んでいる時は、【めんどくさいこと・楽しくないこと】が混じっているから、難しいと考えてしまう、といった具合です。
解決策をお教えします。
どうすれば両立できるか、ではなく、どの問題を引き受けるかを決めましょう。
1人1人事務分掌が決まっていたとしても、仕事は組織で行うものです。
それじゃ、引き受けられるところだけ引き受けて、その他は組織にお任せしましょう。
仕事を頼まれたからという理由だけで、1人黙々と仕事をするのは、組織から見れば時間の無駄だったりします。
得意だと思って、仕事を振られたけど「この部分の、この資料作成だけは難しい」という部分があれば、上司がいればまずは上司に相談してみましょう。
自分が行えない本質的な部分を明確にしてから「難しい」と言うのです。
きっとあなたのリクエストは承認されるでしょう。
なぜなら組織も、あなたが間違った方向性に進んでいくのは、隅には置いておけないからです。
与えられた仕事や情報を、自分でフィルタリングする能力が必要になります。
「これは燃えるゴミ、燃えないゴミ、これは過去にも経験した資源ゴミ」と言った感覚で、（仕事をゴミ扱いしてはいけませんが）処理していくのです。
【できない】本当に重要なことにYESと言うために、その他全てにNOと言う
まずは、政治家とマスコミの会見を思い出してください。
マスコミは質問でYESかNOかを問う質問をしていますが、政治家はYESと答えるでしょうか？
もちろん、その通り・当たり前・確認不要な質問にはその場でYESと答えますが、おそらくあまりみたことありませんよね？
政治家のインタビューを見ていると、質問をはぐらかす技術の巧みさに感心します。
つまり政治家は、ほとんどの質問にNOと言ったうえで、これまでの過程や予定や検討方針を答えるだけなのです。
全ては、時が来たとき（自分のタイミング）にYESというために。
相手からの仕事で、できない時は「できない」とその場で伝えましょう。
引き受けてから、「やっぱりできない」は頼んだ相手ですら嫌な気分になりかねます。
これは選別作業に大切な考えです。
相手は「きっとこの人ならできる・答えてくれる」と思って質問や仕事を持ってきます。
自分が【できない】と悩んでいるなら、そんな状況を作った自分にまず責任があります。
私は、能力を持っていないふりをしたり。
たまに、「難しいな…」と難しくもないのにボヤいたりします。
人それぞれ大切にしていることは違います。
世間体や評価を気にして頑張っている人もいれば、定時に帰れるか・どうやって他人に仕事を振り分けるかに全力投球している人もいます。
少なくとも定時に帰る選択をしている人は、世間体や評価は気にしていません。
何かを選ぶことは、何かを捨てること、つまりトレードオフの関係です。
これは一例ですが、何かをしないことにより30代で1,000万円貯めた方法はこれに当てはまります。
私たちは、何かへの執念やこだわりを捨て、資産の増加を選んだのです。
皆さんも、上手に（世間体や評価を）手放すテクニックを身につけてください。
所有しているという理由だけで、失うのがもったいないと感じないでください。
- 高い給料か、長い休暇か。
- 急ぎのメールに返信するか、大事な会議に出席するか。
- より速くか、より良くか。
どちらも望むことなのだから、どちらにもイエスと言いたくなるのはわかりますが。
しかし、それは不可能です。
今後は、できることを引き受けて、できないことは諦めましょう。
いずれ疲れて、それ以上の大ダメージをくらってしまう前に…。
もし、精神的に辛い場合はこちらの記事をご参照ください。手遅れになる間にですよ！
【できない】で悩んでいる人は下記の本を参考に、自分でやるべきこと・やらなくていいことを決めて、優先順位を定め、他人の言いなりにならないように仕事をしていきましょうね！
最後までご覧いただき、ありがとうございます。
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